Balettioppilaitos suojaa oppilaidensa henkilötietoja ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalakia, muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tässä tietosuojalausekkeessa kerrotaan, miten Balettioppilaitos kerää ja käsittelee henkilötietoja ja mitkä ovat tietojen käyttötarkoitukset.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä henkilöön tai jonka avulla henkilö voidaan tunnistaa. Balettioppilaitos käsittelee henkilötietoja erityisesti oppilaan opiskelun mahdollistamiseksi sekä oppilaan kehittymisen tukemiseen ja seurantaan liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös Balettioppilaitoksen ja oppilaan sekä hänen huoltajiensa välisen viestinnän toteuttamiseksi.
Oppilaalta kerätään henkilötietolomakkeella opintosuhteen perustamista ja ylläpitoa varten tarvittavat perustiedot. Lomakkeella kerätään oppilaan nimi-, kotiosoite- ja henkilötunnustieto, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tieto oppilaan äidinkielestä sekä huoltajien nimi- ja yhteystiedot. Tietoja käytetään oppilasrekisterin ylläpitoa, opintoihin liittyvää yhteydenpitoa ja laskutusta varten.
Opintosuhteeseen liittyen käsitellään tietoa siitä, mitä koulutusastetta oppilas suorittaa, sekä tietoja lukukausimaksuista ja niistä mahdollisesti myönnetyistä alennuksista sekä näiden perusteena käytettyjä tietoja. Opintosuhteeseen liittyen käsitellään myös päättötodistuksiin, poissaoloihin, mahdollisiin varoituksiin ja puuttumisiin liittyviä tietoja, sekä muita opintosuhteen hallinnointiin liittyviä asiakirjoja.
Oppilaaseen liittyen käsitellään myös tietoa myönnetyistä käyttöoikeuksista.
Opintosuhteen hallinnointiin liittyvien tietojen käsittelyperuste on oppilassuhde (sopimus, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.b).
Perusopetuksen oppilaiden työskentelytaitoja, edistymistä ja soveltuvuutta tavoitteelliseen tanssinopiskeluun arvioidaan koko koulutusasteen ajan. Arviointi on lähtökohtaisesti sanallista, ja arviointiin osallistuvat oppilaan opetukseen osallistuvat ja hänen kanssaan työskentelevät henkilöt. Koulutusasteen päättävien luokkien oppilaiden päättötodistuksessa on sanallisen arvion lisäksi baletin näytetunnin arvosana sekä baletinopettajan antama kokonaisarvosana oppilaan työskentelystä. Kaikilla luokka-asteilla toteutetaan myös oppilaan itsearviointi.
Balettioppilaitoksen perusopetuksessa osaamisen arviointiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu oppilassuhteeseen (sopimus, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.b) ja lakisääteiseen velvoitteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.c).
Balettioppilaitoksen perusopetuksen oppilaista ei lähtökohtaisesti käsittellä arkaluonteisia henkilötietoja, mutta seuraavissa tapauksissa se on tarpeen:
Poissaolotiedot: Mikäli oppilaan poissaolo johtuu sairaudesta, käsitellään tietoa sairaudesta sekä siihen mahdollisesti liittyvän lääkärintodistuksen tietoja, mikäli oppilas toimittaa sen oppilaitokselle.
Tapaturmatiedot: Mikäli tapaturmasta haetaan korvausta Balettioppilaitoksen oppilailleen ottamasta vapaaehtoisesta tapaturmavakuutuksesta, on korvausanomuksen liitteeksi laadittava kirjallinen selostus tapaturmasta. Selostukset sekä tapaturmiin liittyvät lääkärintodistukset arkistoidaan oppilaan tietoihin.
Puuttumisiin ja varoituksiin liittyvät tiedot: Balettioppilaitos voi joutua puuttumaan oppilaan toimintaan tai käyttäytymiseen tai antamaan niihin liittyvän varoituksen. Kyseessä voi olla esimerkiksi sairauteen, kuten syömishäiriöön, tai päihteiden käyttöön liittyvä toimi, johon liittyviä tietoja oppilaitos käsittelee.
Erityisiin henkilötietoryhmiin liittyvä käsittely perustuu oppilassuhteeseen (sopimus, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.b) ja lakisääteiseen velvoitteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.c).
Perusopetuksen oppilaat, jotka ovat mukana Kansallisbaletin esityksissä, saavat joissain tapauksissa niistä avustajakorvauksen. Korvausten maksamiseen liittyen käsitellään tietoja esityksistä, joihin oppilas on osallistunut, maksetuista korvauksista sekä oppilaan tai huoltajan pankkiyhteystietoja.
Oppilaan ilmoittautuessa muihin Balettioppilaitoksen järjestämiin koulutuksiin tai tapahtumiin käsitellään oppilaan ja huoltajan nimi- ja yhteystietoja sekä tietoa tapahtumasta.
Balettioppilaitos saa käsiteltävät henkilötiedot pääasiassa oppilaalta itseltään tai hänen huoltajiltaan. Tietoja saadaan myös oppilaan arviointiin osallistuvilta henkilöiltä, kuten opettajilta ja muilta työntekijöiltä sekä esitystoiminnasta vastaavilta henkilöiltä.
Balettioppilaitos huolehtii siitä, että vain sellaisilla henkilöillä on pääsy oppilaan henkilötietoihin, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi. Tällaisia tahoja ovat Balettioppilaitoksen opettajat, rehtori ja toimiston henkilöstö. Pääsy henkilötietoihin on rajattu tehtävien mukaisesti.
Oppilaita koskeva paperiaineisto, kuten päättötodistukset, lääkärintodistukset, vakuutuksiin liittyvät selostukset sekä puuttumisiin ja varoituksiin liittyvät tiedot säilytetään oppilasta koskevassa fyysisessä kansiossa lukitussa kaapissa, johon vain sellaisilla henkilöillä on pääsy, jotka tehtävänsä vuoksi saavat käsitellä oppilaiden salassa pidettäviä tietoja.
Oppilaan ja hänen huoltajiensa tietoja säilytetään opintosuhteen ajan ja tämän jälkeen vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelemiseksi yllä määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Poistoajat ja poistamiskäytännöt on määritelty ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin.
Balettioppilaitos luovuttaa Suomen Kansallisbaletille oppilaiden perustietoja, kuten nimi ja koulutusaste, sekä tietoja oppilaan osaamisesta sekä soveltuvuudesta esitystyöskentelyyn esitysten roolittamista varten.
Mikäli oppilaalle sattuneesta tapaturmasta haetaan korvausta Balettioppilaitoksen oppilailleen ottamasta vapaaehtoisesta tapaturmavakuutuksesta, luovutetaan oppilaan henkilötietoja vakuutusyhtiölle tapaturman korvaus- ja kuntoutusanomuksen käsittelyn mahdollistamiseksi.
Oppilaalla ja hänen huoltajallaan on oikeus tarkistaa ja tarvittaessa oikaista virheelliset tai vanhentuneet Balettioppilaitoksen hänestä käsittelemät henkilötiedot.
Oppilaalla tai hänen huoltajallaan on myös oikeus tietyissä tapauksissa saada itseään tai lastaan koskeva tieto poistetuksi. Tämä on mahdollista esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita siihen käyttötarkoitukseen, mihin ne alun perin kerättiin.
Tietyissä tapauksissa oppilaalla tai hänen huoltajallaan on myös oikeus saada henkilötietojen käsittely rajoitetuksi siten, että Balettioppilaitoksella on ainoastaan oikeus säilyttää kyseisiä henkilötietoja.
Tietyissä tapauksissa oppilaalla tai hänen huoltajallaan on oikeus saada henkilötietonsa jäsennellyssä ja koneellisesti luettavissa muodossa itselleen, jotta hän voi siirtää ne tarvittaessa toiselle rekisterinpitäjälle.
Henkilötietojen käsittelyyn tai tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä tai rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä pyynnöissä rekisteröity voi olla yhteydessä Balettioppilaitoksen toimistoon balettioppilaitos@opera.fi. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän ei ole tyytyväinen henkilötietojensa käsittelyyn.