Balettioppilaitos suojaa opiskelijoidensa henkilötietoja ja noudattaa toiminnassaan tietosuojalakia, muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tässä tietosuojalausekkeessa kerrotaan, miten Balettioppilaitos kerää ja käsittelee henkilötietoja ja mitkä ovat tietojen käyttötarkoitukset.
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkea sellaista tietoa, joka on yhdistettävissä henkilöön tai jonka avulla henkilö voidaan tunnistaa. Balettioppilaitos käsittelee henkilötietoja erityisesti opiskelijan opiskelun mahdollistamiseksi sekä opiskelijan kehittymisen tukemiseen ja seurantaan liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös Balettioppilaitoksen ja opiskelijan sekä hänen huoltajiensa välisen viestinnän toteuttamiseksi. Tiettyjä henkilötietoja Balettioppilaitoksen on käsiteltävä lakisääteisten velvollisuuksiensa täyttämiseksi.
Balettioppilaitos saa opiskelijan perustiedot sekä tiedot hänen aikaisemmasta koulutuksestaan ja osaamisestaan yhteishakulomakkeen, oppilaitoksen oman hakukaavakkeen ja toimitettujen todistusten ja muiden liitteiden avulla. Lisäksi opiskelijalta kerätään henkilötietolomakkeella opintosuhteen ylläpitoa varten tarvittavat perustiedot kuten nimi-, kotiosoite-, puhelinnumero- ja sähköpostiosoitetiedot, henkilötunnustieto, tieto opiskelijan äidinkielestä sekä huoltajien nimi- ja yhteystiedot. Tietoja käytetään opiskelijarekisterin ylläpitoa, opintoihin liittyvää yhteydenpitoa, todistuksia ja mahdollista laskutusta varten.
Opintosuhteeseen liittyen käsitellään tietoa opiskelijan opintojen edistymisestä, arvosanoista ja annetuista ammatillisen osaamisen näytöistä.
Opintosuhteeseen liittyen käsitellään myös opiskelijan poissaoloihin, mahdollisiin varoituksiin ja puuttumisiin liittyviä tietoja, sekä muita opintosuhteen hallinnointiin liittyviä asiakirjoja. Opiskelijaan liittyen käsitellään myös tietoa hänelle myönnetyistä käyttöoikeuksista ja kulkutunnisteista sekä niiden käytöstä kulunvalvonnassa ja ruokalassa.
Opintosuhteen hallinnointiin liittyvien tietojen käsittelyperuste on oppilassuhde (sopimus, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.b) tai lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.c).
Balettioppilaitos selvittää opiskelijan aiemmin hankkiman osaamisen tämän esittämien asiakirjojen (kuten tutkintotodistukset, työtodistukset) tai muun selvityksen perusteella. Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen vaatii yleensä myös konkreettisen osoituksen osaamisen tasosta esimerkiksi esityksellä, koetanssilla tai vastaavalla tavalla.
Ammatillisen koulutuksen aikana osaamisen osoittaminen todennetaan näytöissä, joissa opiskelija osoittaa käytännön ammattitaitonsa ja osaamisensa. Osaamisen arvioinnin toteuttavat ja arvioinnista päättävät yhdessä tutkinnonosittain kaksi arvioijaa määrättyjen arviointikriteerien mukaan. Arviointi dokumentoidaan valtakunnallisilla kaavakkeilla.
Ammattiopintojen päätteeksi opiskelijat saavat tutkintotodistuksen, johon on merkitty suoritetut tutkinnon osat, osaamispisteet sekä arvosanat. Tutkintotodistukseen merkitään myös suoritetut yhteiset tutkinnon osat.
Ammatillisessa koulutuksessa osaamisen arviointiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.c).
Balettioppilaitoksen ammatillisen koulutuksen opiskelijoista ei lähtökohtaisesti käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja, mutta seuraavissa tapauksissa se on tarpeen:
Poissaolotiedot: Mikäli opiskelijan poissaolo johtuu sairaudesta, käsitellään tietoa sairaudesta sekä siihen mahdollisesti liittyvän lääkärintodistuksen tietoja.
Tapaturmatiedot: Mikäli tapaturmasta haetaan korvausta Balettioppilaitoksen ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden lakisääteisestä tapaturmavakuutuksesta, on korvausanomuksen liitteeksi laadittava kirjallinen selostus tapaturmasta. Selostukset, tapaturmiin liittyvät lääkärintodistukset ja mahdolliseen kuntoutukseen liittyvät tiedot arkistoidaan opiskelijan tietoihin.
Puuttumisiin ja varoituksiin liittyvät tiedot: Balettioppilaitos voi joutua puuttumaan opiskelijan toimintaan tai käyttäytymiseen tai antamaan niihin liittyvän varoituksen. Kyseessä voi olla esimerkiksi sairauteen, kuten syömishäiriöön, tai päihteiden käyttöön liittyvä toimi, johon liittyviä tietoja oppilaitos käsittelee.
Erityisten henkilötietoryhmien käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1.c).
Balettioppilaitos käsittelee tietoa opiskelijan osallistumisesta Suomen Kansallisbaletin esityksiin voidakseen maksaa opiskelijalle tästä korvauksen. Korvausten maksamiseen liittyen käsitellään tietoja esityksistä, joihin opiskelija on osallistunut, maksetuista korvauksista sekä opiskelijan pankkiyhteystietoja.
Opiskelijoiden osalta käsitellään ateriakorvaustietoa.
Opiskelijan tai hänen huoltajiensa ilmoittautuessa muihin Balettioppilaitoksen järjestämiin tapahtumiin käsitellään osallistujan nimi- ja yhteystietoja sekä tietoa tapahtumasta.
Balettioppilaitos saa käsiteltävät henkilötiedot pääasiassa opiskelijoilta itseltään hänen täyttämiensä lomakkeiden tai toimittamiensa todistusten avulla. Tietoja saadaan myös opiskelijan arviointiin osallistuvilta henkilöiltä, kuten opettajilta ja muilta työntekijöiltä sekä esitystoiminnasta vastaavilta henkilöiltä.
Balettioppilaitos huolehtii siitä, että vain sellaisilla henkilöillä on pääsy opiskelijan henkilötietoihin, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi. Tällaisia tahoja ovat Balettioppilaitoksen opettajat, rehtori ja toimiston henkilöstö. Pääsy henkilötietoihin on rajattu tehtävien mukaisesti.
Opiskelijoita koskeva paperiaineisto, kuten päättötodistukset, lääkärintodistukset, vakuutuksiin liittyvät selostukset sekä puuttumisiin ja varoituksiin liittyvät tiedot säilytetään opiskelijaa koskevassa fyysisessä kansiossa lukitussa kaapissa, johon vain sellaisilla henkilöillä on pääsy, jotka tehtävänsä vuoksi saavat käsitellä oppilaiden salassa pidettäviä tietoja.
Opiskelijan ja hänen huoltajiensa tietoja säilytetään opintosuhteen ajan ja tämän jälkeen vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelemiseksi yllä määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Poistoajat ja poistamiskäytännöt on määritelty ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja Balettioppilaitoksella voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja. Esimerkiksi opiskelijan tutkintotodistus on säilytettävä pysyvästi.
Balettioppilaitos käyttää ulkoisia palvelutarjoajia opintosuhteen tietojen hallintaan ja ylläpitämiseen. Ulkoistustilanteissa henkilötietojen suojaamisesta on sovittu erillisellä käsittelijäsopimuksella Balettioppilaitoksen ja palveluntarjoajan välillä.
Opetushallitus on lakisääteisesti yhteisrekisterinpitäjä Balettioppilaitoksen kanssa yhteishaun, opiskelijan henkilökohtaisen osaamisen kehityssuunnitelman sekä koulutuksen opintosuoritus-tietoihin liittyvän käsittelyn osalta.
Balettioppilaitos luovuttaa Suomen Kansallisbaletille tai muille työssäoppimisen työnantajille opiskelijoiden perustietoja, kuten nimi ja opintojen vaihe, sekä tietoja opiskelijan osaamisesta sekä soveltuvuudesta esitystyöskentelyyn esitysten roolittamista varten.
Mikäli opiskelijalle sattuneesta tapaturmasta haetaan korvausta Balettioppilaitoksen ottamasta lakisääteisestä tapaturmavakuutuksesta, luovutetaan opiskelijan henkilötietoja vakuutusyhtiölle tapaturman korvaus- ja kuntoutusanomuksen käsittelyn mahdollistamiseksi.
Lisäksi Balettioppilaitos luovuttaa lainsäädännön edellyttämät tiedot viranomaisille.
Opiskelijalla ja hänen huoltajallaan on oikeus tarkistaa ja tarvittaessa oikaista virheelliset tai vanhentuneet Balettioppilaitoksen hänestä käsittelemät henkilötiedot sekä huoltajan alaikäisen lapsensa tiedot.
Opiskelijalla tai hänen huoltajallaan on myös oikeus tietyissä tapauksissa saada itseään tai lastaan koskeva tieto poistetuksi. Tämä on mahdollista esimerkiksi silloin, kun henkilötietoja ei enää tarvita siihen käyttötarkoitukseen, mihin ne alun perin kerättiin. Balettioppilaitos ei kuitenkaan välttämättä voi pyynnöstä huolimatta poistaa henkilötietoja esimerkiksi lakisääteisistä velvoitteista johtuen.
Tietyissä tapauksissa opiskelijalla tai hänen huoltajallaan on myös oikeus saada henkilötietojen käsittely rajoitetuksi siten, että Balettioppilaitoksella on ainoastaan oikeus säilyttää kyseisiä henkilötietoja.
Tietyissä tapauksissa opiskelijalla tai hänen huoltajallaan on oikeus saada henkilötietonsa jäsennellyssä ja koneellisesti luettavissa muodossa itselleen, jotta hän voi siirtää ne tarvittaessa toiselle rekisterinpitäjälle.
Henkilötietojen käsittelyyn tai tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä tai rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä pyynnöissä rekisteröity voi olla yhteydessä Balettioppilaitoksen toimistoon balettioppilaitos@opera.fi. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän ei ole tyytyväinen henkilötietojensa käsittelyyn.